چند پیشنهاد به کارشناسان و مدیران منابع انسانی برای استفاده موثرتر از دورکاری در سازمان ها در بحران کنونی کرونا (بخش دوم)

Submitted by بابک علوی on Tue, 04/14/2020 - 20:39

به نام خدا. در طی هفته گذشته به دلیل تعاملات متعدد و گفتگوهایی که درباره مسایل سازمان ها و منابع انسانی در دور کاری داشتم، در ادامه یادداشت قبلی در اینباره، موضوعات جدیدی شناسایی و بررسی شد و بر اساس آنها پیشنهادهای زیر تقدیم می شود:

۱.  روشن بودن اهداف و دستاوردهای مورد انتظار از همکاران دورکار (روزانه یا هفتگی) در وضعیت کنونی، فقط از زاویه موفقیت سازمان در این شرایط اهمیت ندارد. بلکه شاید اقتضای موقعیت کنونی باشد که با نگاه از سمت همکار دورکار نیز، دستاوردهای مورد انتظار مدیر از وی به طور شفاف با او توافق شود تا همکار نیز در شرایط ذهنی روشن تری فعالیت کند. ابهامات در چنین شرایطی با عدم قطعیت های موجود می تواند خود یک منبع استرس مخرب برای هر همکار دورکار باشد.

۲. در عین اینکه انتظار می رود در وضعیت دورکاری، همکاران در بازه زمانی کار رسمی در دسترس سازمان و یا مشتری برای ارائه خدمات باشند، اما طبیعی است که باید شرایط کنونی را لحاظ کرد. بحران کرونا باعث شده است که همکاران در اکثر اوقات هفته، چنین نقشی را در خارج از سازمان و عمدتا در منزل و شاید بدون امکانات کافی بر عهده داشته باشند. این در شرایطی است که در حالت عادی انجام دورکاری پس از کسب اطمینان از وجود شرایط و امکانات لازم، آنهم به صورت پاره وقت در هفته انجام می شود. این شرایط ویژه بر ایجاد استرس و به هم خوردن تعادل کار و خانواده تاثیر منفی زیادی می گذارد. برخی ممکن است شرایط  و امکانات مناسب، مستقل و جداگانه ای برای دورکاری در منزل نداشته باشند و به ناچار در این وضعیت قرار گرفته باشند. به علاوه، ممکن است چندین نفر در منزل در شرایط دورکاری تمام وقت باشند یا فرزندان دانش آموز و دانشجو نیز داشته باشند که آنها هم در حال استفاده از آموزش های مجازی با همان امکانات محدود و مشترک هستند. لذا پیشنهاد می شود که در عین اینکه باید توافقات روشنی از بابت میزان و نوع دسترسی سازمان به همکاران در ساعات رسمی و توقع دستاوردهایی مورد انتظار وجود داشته باشد، در سبک رهبری مدیران تیم های دورکاری باید ملاحظاتی را در نظر گرفت. در سبک رهبری تیم های دورکار نباید زیاده روی در کنترل عملکرد و دسترس پذیر بودن دائم همکاران اتفاق بیفتد. نوعی انعطاف سازنده و در قالب برنامه هایی توافق شده و آگاهانه و همراه با همدلی با شرایط همکاران در منزل، اصل مهمی در رهبری این تیم ها در شرایط کنونی خواهد بود. به تعبیری دیگر، سبک رهبری تیم های دورکار در شرایط خاص کنونی، نیازمند «ترکیب هوشمندانه ای از کنترل عملکرد و در عین حال حمایت انسانی و انعطاف» است. طبیعی است مدیریت دورکاری در سازمان پس از بازگشت به وضعیت عادی، نیاز به توجه به الزامات مورد نیاز دارد.

۳. دورکاری ممکن است اگر به صورت تمام وقت برای بازه زمانی طولانی ادامه یابد، مفهوم «هویت سازمانی» را تضعیف کند. برخورداری از حس هویت سازمانی، علاوه بر اینکه برای تداوم عملکرد پایدار سازمان و حفظ منابع انسانی لازم است، می تواند برای خیلی از همکاران عامل انگیزشی مهمی باشد؛ به خصوص در مشاغلی که همکاران دورکار ممکن است برای انجام فعالیت های خود نیاز زیادی به تعامل و به هم پیوستگی با فعالیت های همکاران دیگر نداشته باشند (low task interdependence). در چنین شرایطی، به نظر می رسد که مدیران سازمان با همکاری واحدهای مدیریت منابع انسانی لازم است برنامه هایی را طراحی و اجر کنند. هدف از این برنامه ها اینست که سازمان بتواند با خلق ارزش برای همکاران دورکار و ایجاد شرایط تعاملی بهتر با آنها، نقش سازمان را در حفظ و تقویت انسجام و هویت سازمانی باز تعریف کند. به طور مثال، ممکن است جلسات مجازی برای تبادل نظرهای جمعی یا برگزاری همایش های مجازی به مناسبت های مختلف و تقدیر حقیقی از همکاران دورکار به دلیل دستاوردها و موفقیت هایشان، از جمله این برنامه ها و اقدامات باشد.

۴. در شرایطی ممکن است خستگی و فرسودگی در طی زمان به تدریج جایگزین نشاط و اشتیاق ناشی از نو بودن این روش و به دلیل آزادی عمل در انجام کار شود. این فرسودگی ممکن است به تدریج به دلایل مختلفی ایجاد شود. استرس های زیاد، حس جدابودن از تعاملات اجتماعی و به خصوص از همکاران، زیاد شدن ساعات کاری در روز به طور ناخواسته و فقدان مدیریت صحیح زمان در طول روز به گونه ای که وقت زیادی از حضور در منزل به دور کاری اختصاص یابد، از جمله این علل فرسودگی در طی زمان می تواند باشد. متناسب با ریشه این مشکل، نیاز است تا راه حل های مختلفی شناسایی و اجرا شود. افزایش مهارت های مدیریت استرس و آموزش و تمرین جدی تر روال های جدیدی در زندگی شخصی و حرفه ای در ایام دورکاری ضروری به نظر می رسد. اقداماتی مانند مدیریت بهتر زمان خواب، زمان های استراحت و تعامل با خانواده و در نظر گرفتن زمان های مشخصی برای ورزش و تعامل با دوستان از طریق شبکه های مجازی و پرداختن به هر نوع سرگرمی و علایق شخصی در زمان هایی مشخص، می توانند در این شرایط بسیار موثر باشند.

۵. «شفقت با خود» در شرایط کنونی خیلی مهم به نظر می رسد. باید قبول کنیم که در شرایط خاصی هستیم و استرس می تواند بیش از حدی باشد که لازم و قابل مدیریت است. در عین اینکه باید عملکرد خوبی داشته باشیم و بتوانیم زندگی را در این دوره به خوبی مدیریت کنیم، اما نباید به خود آنقدر سخت بگیریم که خستگی را زیاد کند و هیجانات منفی زیادی تولید کند که در ادامه موجب بیماری هایی شود. اگر برای خود از قبل اهدافی را تعیین کرده ایم و قصد داشته ایم که به موفقیت هایی در یک بازه زمانی از قبل تعیین  شده ای برسیم، باید در نظر داشته باشیم که زندگی همیشه آنگونه که پیش بینی می کنیم پیش نمی رود. طبیعی است که ما هم مانند همه انسان ها در تعامل با واقعیات هستیم و زندگی ما به زندگی دیگران پیوسته است. درک شرایط خود و دیگران به صورت واقع بینانه و تقویت نوعی همدلی و کنار گذاشتن دیدگاه های کمال گرایانه (perfectionism) در وضعیت کنونی بسیار ضروری است. شاید دوره کنونی موقعیتی را ایجاد کرده باشد که بتوانیم تعریف خود را از موفقیت فردی مقداری تغییر داده و در زندگی خود نگاهی مرتبط تر با انسان های دیگر و روحیه همدلانه تری پیدا کنیم. این باعث می شود که برخی استرس های غیر ضروری ما کاهش یابد. یافتن راه حل هایی در ذهن و در عمل برای تقویت قابلیت سازگاری خود با شرایط محیطی می تواند بخش مهمی از تجربه زندگی ما در این دوران باشد.

۶. شرایط کنونی فرصت خوبی را ایجاد می کند تا نزدیکان و اعضای خانواده خود را بهتر بشناسیم و همدلی بیشتری با آنها داشته باشیم. ایجاد فرصت هایی برای گفتگو با نزدیکان و درک بهتری از شرایط زندگی شخصی و حرفه ای آنها می تواند قابلیت های جدیدی در خانواده ایجاد و یا تقویت کند که در آینده نیز بسیار اثرگذار باشد. اتفاقا دورکاری شاید فرصتی باشد که در حدی مدیریت شده، اعضای خانواده با شرایط کاری و یا تحصیلی یکدیگر بیشتر آشنا شوند و این می تواند همدلی بیشتری برای آینده ایجاد کند؛ البته در حدی که با زیاده روی در این امر استرس دیگران را در این تعاملات به صورت غیرضروری از حدی بیشتر نکنیم!

حتما مشاهدات و بررسی های بیشتری درباره دورکاری در شرایط کنونی مورد نیاز است.

Comments

عماد قائنی

Wed, 04/15/2020 - 00:08

سلام و عرض ادب
ممنونم آقای دکتر که این متن را نوشتید. بسیار مفید بود.
روشن کردن این موضوع که جذابیت‌های اولیه شرایط دور کاری به مرور امکان دارد جای خود را به فرسودگی شغلی یا کمرنگ‌تر شدن هویت سازمانی بدهد، نکته بسیار ارزشمندی بود. سپاسگزارم.

علی حکم آبادی

Wed, 04/15/2020 - 02:15

آقای دکتر خیلی ممنون از نکات به جایی که فرمودین و تاکیدتان بر روی شفقت با خود و کاهش کمال گرایی و وابستگی به نتیجه و اهداف یا به قولی کمی آهسته تر کردن ریتم زندگی

اشکان بنکدار

Wed, 04/15/2020 - 09:51

دکتر سلام و ممنون
به نظرم رسید ممکنه آموزش و تسهیل استراتژی‌های Self-Leadership بتونه به حفظ انگیزش و کند شدن روند فرسودگی کمک کنه.
یک سوال هم دارم، آیا مطالعه‌ای در مورد نسبت برآورده شدن نیازهای اساسی(Competence، Autonomy،Relatedness) به همدیگر انجام شده؟ منظورم این هست که مثلن در این شرایط که خودمختاری افراد بالا رفته، تا چه حد باید Relatedness برآورده بشه تا بالارفتن خودمختاری کارکرد داشته باشه؟ اگر بخواهیم کارها را دوباره طراحی کنیم چه توازنی باید برقرار کنیم؟

با سلام و تشکر از شما.

درباره موضوع اول، بله موافقم و در یادداشت های اخیر (سه مورد در دو هفته گذشته) هم به اهمیت مباحث خودرهبری در شرایط کنونی اشاره شده است. به خصوص شما که در این زمینه کار تحقیقاتی هم کرده اید می توانید مطالب خوبی را با دیگران به خصوص در شرایط کنونی به اشتراک بگذارید.

درباره موضوع دوم، آنچه بنده از نظریه خود تعیین گری و خرده نظریه نیازهای روانشناختی بنیادین می فهمم اینست که تامین توامان هر سه نیازی روانی که نام بردید برای «عملکرد» و «بهزیستی» افراد لازم هستند. اینکه کدامیک بر موارد دیگر تقدم دارند به نظرم نمی آید که در جایی مورد بحث بوده باشد. هر چند نقش احساس انتخاب و اختیار در این نظریه ممکن است بیشتر دیده شود، اما تاکید شده است که برای داشتن این احساس تامین نیاز در این حوزه هم نیاز به سطحی از برداشت از قابلیت های خود و امنیت احساسی در تعاملات خود با مخاطبان داریم. ضمن اینکه در شرایط دورکاری همانطور که به طور ضمنی می توان از توضیحات شما برداشت کرد، بعد «خودمختاری autonomuy» ممکن است شانس بیشتری برای تامین داشته باشد (به دلیل کم شدن نقش کنترل و نظارت مستقیم سازمانی). البته حتما می دانید که این موضوع یک ادراک درونی است. ممکن است برخی افراد علیرغم آزادی عمل بیرونی بیشتری که در شرایط کنونی در روش کار خود به دست آورده اند، باز هم به دلایل دیگری برداشت تامین خودمختاری نداشته باشند. مثلا به دلیل اینکه هدف گذاری و انتظارات مدیرانشان از آنها مبهم است و یا قابلیت های لازم را برای انجام دورکاری موفق نداشته باشند. حس تامین نیاز به مختار بودن الزاما با برخورداری از آزادی عمل از بیرون (مثلا از سمت سازمان) ایجاد نمی شود. اما حال فرض کنیم که کسی در شرایط کنونی نیاز به اختیاردرونی اش به دلیل نظارت کمتر سازمان تا حدی تامین شود، اما به دلیل تامین نشدن نیاز به رابطه انسانی و حس کسب قابلیت های ازم برای موفقیت در وی به اندازه کافی تامین نشود. نمی توان پاسخ ریاضی به این سوال داد، اما قاعدتا باید با مدیریت بهتر نحوه تعاملات با این افراد همانطور که در یادداشت های اخیر هم اشاره شده است، با دادن بازخورد و تقویت تعاملات انسانی روی تحقق دو نیاز دیگر هم در حدی تاثیر گذاشت. از این طریق احتمالا  فرد در صورت وجود چارچوب ها و رویه های مناسب سازمانی، شرایط بهینه ای از عملکرد و بهزیستی خواهد داشت. امیدوارم توانسته باشم به سوال خوب و البته تخصصی شما پاسخ مفید و مناسبی داده باشم.

موفق باشید.

بابک علوی

سینا حسن پور

Wed, 04/15/2020 - 10:12

با سپاس از شما،
به نظرم نکات ارزشمندی در این متن بیان شده و از زاویه ای که شاید کمتر به آن در دیگر مقالات مربوط به دور کاری، اشاره شده است.
سپاسگزارم

Add new comment

Restricted HTML

  • Allowed HTML tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Lines and paragraphs break automatically.
  • Web page addresses and email addresses turn into links automatically.